Ordenar la programación de turnos para ganar eficiencia y mejorar la atención.
Organized Care
2024
Desafío de negocio
Contexto de mercado
El área de enfermería del Hospital Austral armaba los turnos en planillas de Excel engorrosas, lo que generaba ineficiencias y problemas de comunicación. La falta de un sistema centralizado dificultaba la coordinación y el flujo de trabajo, y afectaba tanto la satisfacción del equipo como la calidad de la atención.
Objetivos
Desarrollar una plataforma centralizada y fácil de usar para ordenar la programación de turnos, mejorar la comunicación y hacer más eficiente el trabajo del área de enfermería.
Puntos de dolor del usuario
- Procesos manuales de programación complejos y que consumían mucho tiempo.
- Dificultad para gestionar cambios de turno y pedidos de licencia.
- Falta de información accesible sobre capacitaciones y disponibilidad de reemplazos.
Costo del problema
- Mayor carga administrativa por los procesos manuales.
- Riesgo de errores en la programación, con turnos de más o de menos.
- Menor ánimo del equipo y posible impacto negativo en la calidad de la atención.
Enfoque estratégico
Hallazgos de investigación
Se hicieron entrevistas y observaciones de trabajo con el personal de enfermería para detectar los puntos de dolor y relevar requerimientos. Esa investigación centrada en las personas guió el diseño de una plataforma hecha a medida de las necesidades del área.
Marco de la solución
- Sistema centralizado de turnos: se desarrolló una plataforma con un formato de tabla claro para armar los turnos, con acceso y actualización simples.
- Reemplazo Recomendador de reemplazos: se implementó una funcionalidad para identificar y recomendar reemplazos de turnos de forma eficiente.
- Gestión de capacitaciones: se integró un sistema para reservar y gestionar capacitaciones, simplificando el acceso a los cursos del hospital.
Criterios de decisión
- Lograr que la plataforma fuera intuitiva y accesible para enfermeras y enfermeros con distintos niveles de manejo técnico.
- Facilitar la comunicación y la coordinación entre el personal.
- Mejorar la eficiencia operativa y reducir las tareas administrativas manuales.
Plan de implementación
- Fase 1: Se hizo investigación con usuarios mediante entrevistas y observaciones para relevar hallazgos.
- Fase 2: Se hicieron wireframes y prototipos, incorporando el feedback de los stakeholders.
- Fase 3: Se hicieron pruebas de usabilidad con el personal de enfermería para refinar la plataforma.
- Fase 4: Se lanzó la plataforma y se capacitó al equipo para asegurar una adopción sin fricciones.
Evolución visual
Antes/Después
Se pasó de armar los turnos a mano en Excel a una plataforma digital centralizada, con procesos más ordenados y mejor accesibilidad.
Iteraciones clave
- Los primeros diseños se enfocaron en simplificar la interfaz de programación de turnos.
- Se incorporó el feedback de los usuarios para mejorar la usabilidad y las funcionalidades.
- La versión final incluyó funciones como el recomendador de reemplazos y la gestión de capacitaciones.
Puntos de decisión
- Se priorizó un diseño simple para acompañar distintos niveles de manejo técnico.
- Se garantizó que la plataforma resolviera los problemas de flujo de trabajo detectados en la investigación.
- Se mantuvo la coherencia con los objetivos de la organización y las expectativas de los stakeholders.
Solución final
Organized Care entregó una plataforma integral y centrada en las personas que ordenó la programación de turnos, mejoró la comunicación y elevó la eficiencia operativa, contribuyendo en definitiva a una mejor atención de los pacientes.