Organized Care

Organiser la planification des gardes pour plus d'efficacité et de meilleurs soins.

2024

Enjeu business

Contexte du marché

Le service infirmier de l'Hospital Austral organisait les gardes sur des tableaux Excel peu pratiques, source d'inefficacités et de problèmes de communication. L'absence de système centralisé freinait la coordination et le flux de travail, ce qui pesait sur la satisfaction de l'équipe et la qualité des soins.

Objectifs

Développer une plateforme centralisée et simple pour organiser les gardes, améliorer la communication et rendre le travail du service infirmier plus efficace.

Points de friction

Des processus de planification manuels, complexes et longs.
Difficulté à gérer les changements de garde et les demandes de congé.
Manque d'informations accessibles sur les formations et la disponibilité des remplacements.

Coût du problème

Charge administrative accrue à cause des processus manuels.
Risque d'erreurs de planification, avec des gardes en manque ou en excès.
Moral de l'équipe en baisse et impact négatif possible sur la qualité des soins.

Approche stratégique

Résultats de la recherche

Des entretiens et des observations de terrain ont été menés avec le personnel infirmier pour repérer les points de friction et recueillir les besoins. Cette recherche centrée sur les personnes a guidé la conception d'une plateforme taillée pour le service.

Cadre de la solution

Système centralisé des gardes: une plateforme avec un format de tableau clair a été développée pour organiser les gardes, avec un accès et des mises à jour simples.
Remplacement Recommandeur de remplacements: une fonctionnalité a été mise en place pour identifier et recommander efficacement des remplacements de garde.
Gestion des formations: un système de réservation et de gestion des formations a été intégré, simplifiant l'accès aux cours de l'hôpital.

Critères de décision

Rendre la plateforme intuitive et accessible aux soignants ayant des niveaux techniques variés.
Faciliter la communication et la coordination au sein de l'équipe.
Améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les tâches administratives manuelles.

Plan de mise en œuvre

Phase 1 : Une recherche utilisateurs a été menée par entretiens et observations pour recueillir des enseignements.
Phase 2 : Des wireframes et des prototypes ont été réalisés, en intégrant les retours des parties prenantes.
Phase 3 : Des tests d'utilisabilité ont été menés avec le personnel infirmier pour affiner la plateforme.
Phase 4 : La plateforme a été lancée avec une formation dédiée pour garantir une adoption sans heurts.

Évolution visuelle

Avant/Après

Le passage des gardes saisies à la main dans Excel à une plateforme numérique centralisée a donné des processus mieux organisés et une meilleure accessibilité.

Itérations clés

Les premiers designs se sont concentrés sur la simplification de l'interface des gardes.
Les retours des utilisateurs ont été intégrés pour améliorer l'utilisabilité et les fonctionnalités.
La version finale intégrait des fonctions comme le recommandeur de remplacements et la gestion des formations.

Points de décision

Un design simple a été privilégié pour accompagner des niveaux techniques variés.
Il a été garanti que la plateforme réponde aux problèmes de flux repérés lors de la recherche.
La cohérence avec les objectifs de l'organisation et les attentes des parties prenantes a été maintenue.

Solution finale

Organized Care a livré une plateforme complète et centrée sur les personnes, qui a organisé la planification des gardes, amélioré la communication et renforcé l'efficacité opérationnelle, contribuant au final à de meilleurs soins.