Organized Care

Organizar as escalas para mais eficiência e melhor cuidado dos pacientes.

2024

Desafio de negócio

Contexto de mercado

A enfermagem do Hospital Austral montava as escalas em planilhas de Excel trabalhosas, o que gerava ineficiências e problemas de comunicação. A ausência de um sistema centralizado dificultava a coordenação e o fluxo de trabalho, afetando tanto a satisfação da equipe quanto a qualidade do cuidado.

Objetivos

Desenvolver uma plataforma centralizada e fácil de usar para organizar as escalas, melhorar a comunicação e tornar o trabalho da enfermagem mais eficiente.

Dores do usuário

Processos manuais de escala complexos e demorados.
Dificuldade para gerenciar trocas de turno e pedidos de licença.
Falta de informação acessível sobre treinamentos e disponibilidade de substituições.

Custo do problema

Maior carga administrativa por causa dos processos manuais.
Risco de erros nas escalas, com turnos em falta ou em excesso.
Menor ânimo da equipe e possível impacto negativo na qualidade do cuidado.

Abordagem estratégica

Achados da pesquisa

Foram feitas entrevistas e observações de trabalho com a equipe de enfermagem para identificar as dores e levantar requisitos. Essa pesquisa centrada nas pessoas guiou o design de uma plataforma sob medida para a área.

Estrutura da solução

Sistema centralizado de escalas: foi desenvolvida uma plataforma com um formato de tabela claro para montar as escalas, com acesso e atualização simples.
Substituição Recomendador de substituições: foi implementada uma funcionalidade para identificar e recomendar substituições de turno com eficiência.
Gestão de treinamentos: foi integrado um sistema para reservar e gerenciar treinamentos, simplificando o acesso aos cursos do hospital.

Critérios de decisão

Tornar a plataforma intuitiva e acessível a profissionais de enfermagem com diferentes níveis de familiaridade técnica.
Facilitar a comunicação e a coordenação entre a equipe.
Melhorar a eficiência operacional e reduzir as tarefas administrativas manuais.

Plano de implementação

Fase 1: Foi feita pesquisa com usuários por meio de entrevistas e observações para levantar achados.
Fase 2: Foram feitos wireframes e protótipos, incorporando o feedback das partes interessadas.
Fase 3: Foram feitos testes de usabilidade com a equipe de enfermagem para refinar a plataforma.
Fase 4: A plataforma foi lançada com treinamento dedicado para garantir uma adoção sem atritos.

Evolução visual

Antes/Depois

Passou-se de montar as escalas à mão no Excel para uma plataforma digital centralizada, com processos mais organizados e melhor acessibilidade.

Iterações principais

Os primeiros designs se concentraram em simplificar a interface das escalas.
Foi incorporado o feedback dos usuários para melhorar a usabilidade e as funcionalidades.
A versão final incluiu recursos como o recomendador de substituições e a gestão de treinamentos.

Pontos de decisão

Priorizou-se um design simples para acompanhar diferentes níveis de familiaridade técnica.
Garantiu-se que a plataforma resolvesse os problemas de fluxo identificados na pesquisa.
Manteve-se a coerência com os objetivos da organização e as expectativas das partes interessadas.

Solução final

A Organized Care entregou uma plataforma completa e centrada nas pessoas que organizou as escalas, melhorou a comunicação e elevou a eficiência operacional, contribuindo em última instância para um melhor cuidado dos pacientes.